یكی دیگر از فعالیتهای روابط عمومی ارسال آگهی برای وسایل ارتباط جمعی بویژه مطبوعات است كلمه آگهی در فرهنگ فارسی مترادف خبر و اطلاع ، علم و معرفت ، شهرت ومعروفیت ، حدیث و روایت آمده است . (دیوار شیراز)
در این مبجث منظور ما از آگهی همان وسیله ای است كه تا چندی پیش یعنی آغاز نخستین سال فعالیت فرهنگستان ایران درسال ۱۳۱۴ بدان اعلان گفته می شد .
با سایت تبشی در این مقاله همراه باشید و لذت ببرید امروز می خواهیم کمی در مورد آگهی و چند نکته مهم در هنگام تهیه آگهی را با هم مرور کنیم پس با ما باشید.
در فرهنگ نفیسی از اعلان اینگونه تعریف شده است :
اعلان هر مطلب مهمی است كه جهت اشتهار و اطلاع عموم مردم برپارچه هاو كاغذنوشته و در گذرگاههای عامه بچسبانند و یا در روزنامه ها بنویسند.
همچنین در فرهنگ معین در مورد آگهی می خوانیم :
آگهی خبری است كه از جانب فردی یا مؤسسه ای در روزنامه و مجلات و رادیو وتلویزیون انتشار یابد و آن غالباً جنبه تبلیغاتی دارد .
در اینكه آگهی نوعی خبر نیست تردیدی نمی توان داشت زیرا اگر خبر از دیدگاه دانش‌روزنامه نگاری اعلام و بیان وقایع جالب زندگی اجتماعی و نقل عقاید و افكار عمومی‌بدانیم آگهی در خارج از دایره این تعریف قرار می گیرد
چون اعلان نه واقعه جالبی است‌كه موردتوجه همگان باشد و نه می توان آن را در قلمرو نقل عقاید و افكار عمومی‌محسوب داشت . (دیوار شیراز)
تعریف آگهی
هر گاه واقعه ای به صورت ساده و بدون شرح و تفصیل به اطلاع مردم برسد آن را خبرمی نامند و اگر همین خبر جنبه توصیفی و تصویری پیدا كند یعنی همراه با ذكر جزئیات امر و گزارش كامل حادثه باشد
و در نگارش آن تجسم صحنه ها ، تشریح اوضاع واحوال بیشتر مورد توجه قرار گیرد آن را رپورتاژ می گویند تهیه و تنظیم رپورتاژ از كارهای اختصاصی خبرنگاران وگزارش نویسان مطبوعات و دیگر وسایل ارتباط جمعی است
اما مسئولان روابط عمومی هم در مواقع مقتضی می توانند به جای خبر كوتاه و ساده به تهیه و تنظیم گزارش مطبوعاتی دست بزنند و خبر را از جنبه های مختلف مورد توجه قرار دهند و به توضیح و تشریح آن بپردازند.
چون در تنظیم گزارش آگهی منظور تنظیم كنندگان شناساندن یك مؤسسه یا عرضه كالادر لباس خبر است پس باید در درجه اول طوری تنظیم شود كه مردم آن را یك خبرعادی تلقی كنند نه تبلیغات و آگهی ،
بنابراین در انتخاب عناوین باید دقت كافی مبذول گردد تا جایی كه ممكن است عنوانها به تیترهای خبری نزدیكتر شود . (دیوار شیراز)
آگهی چیست؟
آگهی وسیله ای است كه پیامگزار به یاری آن در ازای پرداخت هزینه ای مقصود خودرا از راههای ارتباطی به اطلاع گیرندگان پیام می رساند.
۱ ـ در هر آگهی باید ابتدا مشخص شود كه پیام گیرنده كیست درواقع هدف اصلی مشخص کردن نوع آگهی میباشد مثلاً نوشتن آگهی مناقصه ، آگهی مزایده ، آگهی استخدام و جز آن سبب می شود كه گروه های ذینفع آگهی های مربوط به خود را راحت تر و زودتر پیدا كنند و بخوانند.
۲ ـ گاهی برای اینكه توجه گیرندگان پیام را بیشتر به متن آگهی متوجه كنند گروه های مدنظر را نیــز در بالای آگهــی مشخص می سازند برای مثال می نویسنــد « قــابل توجــه فارغ التحصیل شدگان مراكز تربیت معلم تهران»
۳ـ متن آگهی باید متناسب با موضوع آن باشد و کلمات و عبارات به مقتضای حال برگزیده شود .
۴ ـ مهمترین اصل در تنظیم آگهی آن است كه پیام روشن و واضح باشد به گونه ای كه برای گیرندگان آن هیچگونه نقطه ابهام و غیر قابل فهمی نباشد .
۵ ـ در نوشتن آگهی كلمات نقش بسیار تاثیرگذاری ایفاء می كنند باید در نحوه بكارگرفتن كلمه وجمله بندی صحیح و مربوط ساختن آنها به یكدیگر و بخصوص مفاهیم عبارات اهمیت بسیار زیادی قائل شد تا گیرندگان پیام بتوانند به راحتی و بدون هیچگونه اشكالی منظور پیامگزار و هدف آگهی را در یابند. (دیوار شیراز)
۶ ـ نكته قابل توجه و مهم در تنظیم آگهی ، مشخص كردن پیام دهنده و مقام مسئولی است كه اقدام به انتشار آگهی می كند .
در تنظیم متن گزارش آگهی باید دو نكته كاملاً رعایت شود :
۱ ـ خبر نباید بزرگتر از واقعه به مردم عرضه شود زیرا ممكن است صورت آگهی صرف‌پیدا كند و تأثیر لازم را بجای نگذارد.۲ ـ خبر نباید در متن طوری گنجانده شود كه تحت الشعاع مطلب دیگر قرار گیرد و جلب‌توجه نكند .
بعد از تهیه و تنظیم گزارش آگهی مسئله انتخاب وسیله نشر مهم است از آنجا كه وسایل‌نشر در اجتماع فراوانند و همه به یك اندازه از تمام آنها استفاده نمی كنند
گروهی ازمردم بیشتر با مطبوعات سر وكار دارند و عده ای منحصراً از رادیو استفاده می كنند وبعضی از طبقات تلویزیون را بر دیگر وسایل ارتباط ترجیح می دهند بنابراین انتخاب‌وسیله نشر برای دادن گزارش آگهی احتیاج به وقت و مطالعه زیاد دارد .
ادامه
مسئول روابط عمومی در درجه اول باید خصوصیات تمام وسایل نشر را بداند و ازارزش و عمق تأثیر هر یك بخوبی آگاه باشد و سپس در باره اینكه مثلاً كدام دسته ازمردم بیشتر روزنامه می خوانند و یا چه طبقه ای اغلب با رادیو سروكار دارند
اطلاعات‌دقیقی كسب كند و پس از كسب این اطلاعات تشخیص دهد كه موضوع مورد نظر به‌كدام یك از وسایل نشر فرستاده شود بهتر است و مفید واقع می شود .
بعد از تهیه و تنظیم گزارش آگهی و انتخاب وسیله نشر مسئول روابط عمومی باید نامه ای‌بنویسد و مطلب خود را به انضمام آن نامه برای وسیله نشری كه انتخاب كرده بفرستد تشخیص دهد كه مطلب تهیه شده در كدام صفحه وستون مجله یا روزنامه چاپ شود، (دیوار شیراز)
نتیجه بهتری می دهد و یا در رادیو و تلویزیون در چه‌ساعتی پخش شود شنونده و بیننده بیشتری پیدا می كند وقتی جایا ساعت انتشار را با دقت‌تعیین كرد آنگاه ضمن نامه ای از مدیر وسیله نشر بخواهد كه مطلب فرستاده شده را درموعد مقرر منتشر كند.
دیوار شیراز
